DMS-Glossar
Die wichtigsten Begriffe rund um Dokumentenmanagement, Archivierung, E-Rechnung, digitale Personalakte und KI – kurz und verständlich erklärt. Tippen Sie einen Begriff ein, um zu filtern.
DMS Dokumentenmanagementsystem
Software zum zentralen Erfassen, Verwalten, Wiederfinden und revisionssicheren Aufbewahren elektronischer Dokumente.
ECM Enterprise Content Management
Übergreifende Strategie und Technik, um alle Inhalte und Informationen eines Unternehmens über ihren Lebenszyklus zu steuern – das DMS ist ein Teil davon.
EIM Enterprise Information Management
Noch weiter gefasst als ECM: das ganzheitliche Management strukturierter und unstrukturierter Unternehmensinformationen.
GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – die zentrale Richtlinie der Finanzverwaltung.
Revisionssicherheit
Unterlagen werden unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar gespeichert.
OCR Optical Character Recognition
Texterkennung, die aus gescannten Bildern oder PDFs maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text macht.
Capture
Der Erfassungsvorgang: Dokumente werden eingelesen, klassifiziert und mit Metadaten versehen – zunehmend KI-gestützt.
Indexierung
Das Versehen von Dokumenten mit Schlagworten und Metadaten, damit sie gezielt wiedergefunden werden können.
Volltextsuche
Suche über den gesamten Textinhalt aller Dokumente – findet Inhalte in Sekunden statt im Aktenschrank.
Aufbewahrungsfrist
Gesetzlich vorgeschriebener Zeitraum (je nach Dokument 6, 8 oder 10 Jahre), über den Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
Workflow
Ein definierter, oft automatisierter Ablauf – etwa eine mehrstufige Rechnungsfreigabe mit klaren Zuständigkeiten.
Audit-Trail
Lückenlose Protokollierung aller Aktionen an einem Dokument: wer wann was getan hat – wichtig für Nachweise.
Verfahrensdokumentation
Schriftliche Beschreibung, wie Dokumente erfasst, verarbeitet und archiviert werden – von der Finanzverwaltung erwartet.
XRechnung
Strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen, Standard im öffentlichen Auftragswesen in Deutschland.
ZUGFeRD
Hybrides E-Rechnungsformat: ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten – les- und verarbeitbar zugleich.
Peppol
Europäisches Netzwerk zum standardisierten, sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie Rechnungen.
Records Management
Die geordnete Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen über ihren gesamten Lebenszyklus bis zur Löschung.
Migration
Die Überführung von Dokumenten und Daten aus Altsystemen in ein neues DMS – möglichst verlust- und lückenfrei.
Versionierung
Automatische Verwaltung von Dokumentenständen, sodass Änderungen nachvollziehbar sind und ältere Fassungen erhalten bleiben.
Aktenplan
Eine strukturierte Ordnung, nach der Dokumente in digitalen Akten thematisch und einheitlich abgelegt werden.
E-Rechnung Elektronische Rechnung
Eine in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF zählt seit 2025 nicht mehr dazu.
EN 16931
Die europäische Norm, die das Datenmodell und die Pflichtinhalte einer gesetzeskonformen E-Rechnung definiert. Maßstab für XRechnung und ZUGFeRD.
Sonstige Rechnung
Seit 2025 die Bezeichnung für alle Rechnungen, die keine E-Rechnung sind – etwa Papierrechnungen oder einfache PDFs. Im B2B nur noch übergangsweise zulässig.
Wachstumschancengesetz
Das Gesetz, mit dem die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich eingeführt wurde – mit Empfangspflicht ab 2025 und gestaffelter Versandpflicht bis 2028.
B2B / B2G Business-to-Business / -Government
B2B bezeichnet Geschäfte zwischen Unternehmen, B2G Leistungen an öffentliche Auftraggeber. Im B2G ist die E-Rechnung bereits länger Pflicht.
Leitweg-ID
Eine Adressierungskennung, die im öffentlichen Auftragswesen (B2G) den richtigen Rechnungsempfänger identifiziert. Im B2B in der Regel nicht erforderlich.
EDI Electronic Data Interchange
Standardisierter elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Systemen. In der Übergangszeit weiterhin ein zulässiger Weg für E-Rechnungen.
ViDA VAT in the Digital Age
EU-Initiative zur Modernisierung der Mehrwertsteuer, in deren Rahmen ein elektronisches Meldesystem auf Basis der E-Rechnung entstehen soll.
Digitale Personalakte
Die elektronische Mitarbeiterakte: bündelt alle personenbezogenen Dokumente vom Arbeitsvertrag bis zum Zeugnis – mit Berechtigungen, Fristen und Self-Services.
Self-Service (ESS/MSS) Employee/Manager Self Service
Funktionen, mit denen Mitarbeitende und Führungskräfte Standardvorgänge selbst erledigen – etwa Dokumente einsehen oder Anträge stellen – und so HR entlasten.
Vier-Augen-Prinzip
Sicherheitsmechanismus, bei dem kritische Aktionen (z. B. das Löschen einer Akte) von einer zweiten berechtigten Person bestätigt werden müssen.
Löschkonzept
Geregelte, oft automatisierte Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist – eine zentrale DSGVO-Anforderung.
KI-Agent
Ein KI-gestütztes Programm, das eine Aufgabe nicht nur beantwortet, sondern eigenständig mehrere Schritte plant und ausführt – etwa Informationen zusammentragen, prüfen und einen Folgeprozess anstoßen. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Agentische KI Agentic AI
Sammelbegriff für KI-Systeme, die zielgerichtet handeln und mehrere Werkzeuge oder Schritte kombinieren, statt nur einzelne Anfragen zu beantworten.
LLM Large Language Model
Ein auf großen Textmengen trainiertes KI-Modell, das Sprache versteht und erzeugt – die Grundlage vieler KI-Assistenten. Auf Wunsch auch lokal und datenschutzkonform betreibbar.
Generative KI
KI, die neue Inhalte erzeugt – Texte, Zusammenfassungen oder strukturierte Daten – auf Basis dessen, was sie gelernt hat.
RAG Retrieval-Augmented Generation
Verfahren, bei dem ein Sprachmodell vor der Antwort gezielt in Ihren eigenen Dokumenten nachschlägt. So beruhen Antworten auf Ihren tatsächlichen Daten statt auf reinem Modellwissen.
Prompt
Die Anweisung oder Frage, mit der ein KI-Modell gesteuert wird. Wie präzise die Eingabe ist, beeinflusst maßgeblich die Qualität des Ergebnisses.
Human-in-the-Loop
Arbeitsweise, bei der ein Mensch an festgelegten Stellen prüft, freigibt oder eingreift. So bleibt ein automatisierter Ablauf nachvollziehbar und unter Kontrolle.
IDP Intelligent Document Processing
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: Erkennen, Klassifizieren und Auslesen von Dokumenten aller Art – die Weiterentwicklung klassischer Texterkennung.
Hyperautomation
Das Zusammenspiel mehrerer Techniken – Workflows, Datenextraktion und KI –, um durchgängige Abläufe möglichst weitgehend zu automatisieren.
KI-Assistent Copilot
Ein KI-gestützter Helfer, der Mitarbeitende bei Aufgaben unterstützt – etwa beim Suchen, Zusammenfassen oder Vorbereiten von Dokumenten – ohne ihnen die Entscheidung abzunehmen.