Workflows digital steuern – Freigaben im Blick
Klare Zuständigkeiten, transparente Bearbeitung, nachvollziehbare Entscheidungen.
Workflow digitalisieren
Was sich digitalisieren lässt
Rechnungsfreigabe
Mehrstufige, betragsabhängige Freigaben mit klaren Zuständigkeiten, Vertretungsregeln und jederzeit sichtbarem Status. Jede Entscheidung wird protokolliert – revisionssicher und nachvollziehbar.
Vertragsprüfung
Neue oder geänderte Verträge durchlaufen strukturierte Prüf- und Genehmigungsschritte – inklusive Fristenkontrolle, Versionierung und Einbindung von Recht und Fachabteilung.
Dokumentenfreigabe
Vom Angebot bis zur QM-Richtlinie: Dokumente werden strukturiert geprüft und freigegeben, mit lückenloser Versionshistorie und automatischer Benachrichtigung der Beteiligten.
Posteingangsverteilung
Eingehende Briefe, E-Mails und Faxe werden per KI automatisch klassifiziert, mit Metadaten versehen und an die richtige Stelle oder digitale Akte weitergeleitet – kein manuelles Sortieren mehr.
Wiedervorlagen
Termingesteuerte Erinnerungen und Aufgabenlisten sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt – mit klarer Zuordnung, Priorisierung und automatischer Nachverfolgung.
Eskalationen
Wird eine Frist überschritten, leitet das System den Vorgang automatisch an die nächste Instanz weiter und informiert die Verantwortlichen – Engpässe werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden.
Workflows systemübergreifend automatisieren – mit n8n
Dokumenten-Workflows steuern Freigaben und Prüfungen innerhalb Ihres DMS. Manche Abläufe reichen aber über das DMS hinaus – etwa wenn Daten zwischen ERP, E-Mail, Fachanwendungen und Cloud-Diensten fließen sollen. Genau hier setzt die Automatisierungsplattform n8n an.
Mit n8n verbinden wir Ihre Systeme und automatisieren wiederkehrende Schritte als visuelle Workflows – von der Benachrichtigung über den Datenabgleich bis zum KI-gestützten Ablauf mit menschlichem Freigabeschritt. So entsteht aus einzelnen digitalen Bausteinen ein durchgängiger, automatisierter Gesamtprozess.
Mehr zur ProzessautomatisierungTypische Automatisierungen
- Belege klassifizieren und ins DMS ablegen
- Stammdaten zwischen Systemen abgleichen
- Fristen & Freigaben automatisch melden
- On- & Offboarding-Schritte anstoßen
- Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur (Datensouveränität)