Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und freigeben
Vom Eingang bis zur revisionssicheren Archivierung – vollständig digitalisiert und an Ihr ERP angebunden.
Rechnungseingang digitalisieren
Von der Rechnung bis zur Buchung
- 1 Eingang erfassen
- 2 Daten extrahieren
- 3 Prüfen & kontieren
- 4 Freigabe-Workflow
- 5 Übergabe ERP/FIBU
- 6 Sicher archivieren
Manuelle Schritte kosten täglich Zeit
Rechnungen werden per E-Mail weitergeleitet, Daten abgetippt, Freigaben unstrukturiert erteilt – mit langen Durchlaufzeiten als Folge.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung reduziert Durchlaufzeiten häufig um mehr als 50 %.
Fünf Schritte vom Posteingang bis zur sicheren Archivierung im DMS.
Was eine moderne Rechnungsverarbeitung ausmacht
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist einer der dankbarsten Prozesse für die Digitalisierung: Er ist wiederkehrend, regelbasiert und heute oft noch von manuellen Schritten geprägt. Eine moderne Lösung erfasst Rechnungsdaten automatisch – ob als PDF, Papierbeleg oder strukturierte E-Rechnung – und gleicht sie mit Bestellungen und Stammdaten ab.
Anschließend steuern digitale Freigabe-Workflows die Prüfung und Kontierung mit klaren Zuständigkeiten und Vertretungsregeln. Die fertige Rechnung wird an ERP und Buchhaltung übergeben und GoBD-konform revisionssicher archiviert – lückenlos nachvollziehbar.
Schnellere Durchlaufzeiten bedeuten nicht nur weniger Aufwand, sondern auch mehr genutzte Skonti und eine bessere Liquiditätsplanung.
Typische Bausteine
- KI-gestützte Datenerfassung (OCR & Klassifizierung)
- Automatischer Abgleich mit Bestellung & Wareneingang
- Mehrstufige, regelbasierte Freigabe-Workflows
- Übergabe an ERP- und Buchhaltungssysteme
- Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung
- Auswertungen zu Status, Durchlaufzeit & Engpässen
Was eine leistungsstarke Rechnungsverarbeitung leistet
Von der Erfassung bis zur Buchung in einem durchgängigen, automatisierten Prozess – schnell, transparent und vollständig in Ihre Systemlandschaft integriert. Die folgenden Bausteine zeigen, was moderne Lösungen heute möglich machen.
Alle Formate erfassen
Ob abfotografierte Papierrechnung, PDF aus dem E-Mail-Anhang oder strukturierte E-Rechnung im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format: Alle Eingangskanäle laufen in einem einheitlichen, medienbruchfreien Workflow zusammen.
KI- & OCR-Erkennung
Intelligente Erkennung bestimmt automatisch Format, Absender und Rechnungstyp und liest Kopf- sowie Positionsdaten aus. KI-gestützte Verfahren liefern dabei oft präzisere Ergebnisse als klassische Texterkennung.
Automatischer Abgleich
Rechnungsdaten werden gegen Lieferanten-Stammdaten, Bestellungen, Wareneingänge und Verträge geprüft. Formale Kriterien, Steuerlogik und Dublettenprüfung laufen automatisch – nur echte Abweichungen landen zur Klärung beim Bearbeiter.
Regelbasierte Freigabe-Workflows
Mehrstufige Freigaben mit klaren Zuständigkeiten, Vertretungsregeln und Eskalation, falls eine Aufgabe liegen bleibt. Auch Vier- oder Sechs-Augen-Prüfungen lassen sich abbilden.
Dunkelbuchung
Erfüllt eine Rechnung alle hinterlegten Kriterien, wird sie vollautomatisch verbucht – ohne manuellen Eingriff. Durchlaufzeiten vom Eingang bis zur Buchung verkürzen sich dadurch drastisch.
Mobile Freigabe
Rechnungen prüfen und freigeben – jederzeit, ortsunabhängig und auf jedem Gerät. So bleibt der Prozess auch im Homeoffice oder unterwegs ohne Stillstand.
Invoice-Cockpit & Kennzahlen
Ein zentrales Cockpit zeigt Status, Engpässe und Ausnahmen in Echtzeit. Dashboards machen Durchlaufzeiten, Ausnahmeraten und drohende Skontoverluste messbar – pro Lieferant, Buchungskreis oder Warengruppe.
Buchung & revisionssichere Ablage
Geprüfte Daten werden an ERP- und Buchhaltungssysteme übergeben, alle Belege, Kommentare und Bearbeitungsschritte GoBD-konform und revisionssicher archiviert – mit lückenlosem Audit-Trail.
On-Premises, Cloud oder hybrid
Betrieb wahlweise im eigenen Rechenzentrum, in der Private Cloud oder hybrid. Für SAP-Umgebungen stehen zertifizierte Add-ons bereit, die sich schnell und standardisiert einführen lassen.
In der Praxis lassen sich – je nach Belegqualität – Automatisierungsgrade von bis zu 90 % erreichen. Das senkt die Kosten je Rechnung spürbar und schafft Freiräume in der Buchhaltung für wertschöpfende Aufgaben.
KI-Datenextraktion mit Insiders OmnIA
Das Herzstück einer leistungsstarken Rechnungsverarbeitung ist die zuverlässige Erkennung der Belegdaten. Dafür setzen wir auf OmnIA von Insiders Technologies – die weiterentwickelte Nachfolgelösung der bewährten Software SMART FIX. OmnIA erfasst eingehende Dokumente automatisch, erkennt ihren Typ und liest die geschäftsrelevanten Informationen KI-gestützt aus.
Selbstlernende KI
Moderne, selbstlernende Algorithmen verbessern die Erkennungsrate kontinuierlich und passen sich flexibel an neue Belegtypen an – mit jedem Dokument wird das System besser.
Alle Eingangskanäle
Ob Papier, PDF, E-Mail oder E-Rechnung – Dokumente aus unterschiedlichen Kanälen werden unabhängig von Format und Struktur in einem System erfasst.
Klassifizieren & Extrahieren
OmnIA bestimmt automatisch den Dokumententyp und extrahiert alle relevanten Kopf- und Positionsdaten – validiert und bereit für den nachgelagerten Workflow.
Nahtlose Übergabe
Die ausgelesenen Daten werden automatisch an DMS, ERP, SAP oder die Finanzbuchhaltung übergeben – für eine durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung.
Mehr als nur Rechnungen
Als KI-Plattform verarbeitet OmnIA weit mehr als Eingangsrechnungen – etwa Aufträge, Lieferscheine, allgemeinen Posteingang und ganze Akten bis hin zur Personalakte.
- Höhere Datenqualität durch KI-Extraktion
- Weniger manueller Aufwand, schnellere Durchlaufzeiten
- Skalierbar – vom Mittelstand bis zum Konzern
- Betrieb on-premises oder in der Cloud
- Privates, lokal betreibbares KI-Sprachmodell (LLM) – für höchste Vertraulichkeit und Datensouveränität
OmnIA ist eine Lösung unseres Partners Insiders Technologies, die wir in Ihre Rechnungs- und Dokumentenprozesse integrieren.
Alle Rechnungsdaten auf einen Blick
Ob Volumen je Monat, Top-Lieferanten oder Duplikatsquote: relevante Kennzahlen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – Grundlage für fundierte Entscheidungen statt Bauchgefühl.
Beispiel-Dashboard: Rechnungsvolumen, Steuersätze, Top-Lieferanten und Duplikatserkennung auf einen Blick – die genauen Auswertungen passen wir an Ihre Kennzahlen an.
Rechnungsverarbeitung im Einsatz erleben
Wie eingehende Rechnungen automatisch erfasst, geprüft, freigegeben und verbucht werden – im kurzen Video.
Was bringt die Digitalisierung in Euro?
Rechnungsverarbeitung, Archivierung, Verträge, Beschaffung oder Personalakte: Schieberegler verstellen, nicht zutreffende Faktoren einfach abschalten – die Ersparnis pro Jahr wird sofort berechnet.
Unverbindliche Modellrechnung auf Basis Ihrer Eingaben (Annahme Archivierung: 21 Arbeitstage/Monat, ca. 0,4 m² Stellfläche je Regalmeter). Die tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren konkreten Prozessen ab.
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