E-Rechnung: effizient, gesetzeskonform, zukunftssicher
Die elektronische Rechnung ist längst keine Kür mehr, sondern Pflicht. Wir machen Ihren Rechnungsprozess fit – vom Empfang strukturierter Formate bis zur automatisierten Verarbeitung und revisionssicheren Ablage.
E-Rechnung umsetzen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Sie enthält alle Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – etwa XRechnung oder ZUGFeRD nach europäischer Norm EN 16931. Dadurch lassen sich Rechnungen ohne manuelles Abtippen automatisch prüfen, verbuchen und archivieren.
Die gesetzliche Pflicht ist da – stufenweise
Seit Anfang 2025 muss grundsätzlich jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Versand greift schrittweise in den Folgejahren. Wer früh umstellt, profitiert doppelt: Rechtssicherheit plus echte Effizienzgewinne.
Empfangen
Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden über jeden Eingangskanal – E-Mail, Portal oder Peppol-Netzwerk – zuverlässig angenommen und maschinenlesbar ausgelesen. KI-gestützte Capture-Technologie (z. B. von I.R.I.S. oder Insiders) erkennt dabei auch klassische PDF- und Papierrechnungen sicher.
Verarbeiten
Rechnungsdaten werden automatisch validiert, gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen und kontiert. Mehrstufige Freigabe-Workflows mit Vertretungsregeln steuern die Prüfung – nahtlos angebunden an ERP und Buchhaltung, vom Mittelstandssystem bis SAP.
Archivieren
Die Rechnung wird samt Strukturdaten und Prüfprotokoll revisionssicher und GoBD-konform archiviert – unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist jederzeit auffindbar. So bestehen Sie jede Betriebsprüfung souverän.
Mehr als Pflichterfüllung
Wer die E-Rechnung richtig aufsetzt, spart nicht nur Papier, sondern verkürzt Durchlaufzeiten, senkt Fehlerquoten und gewinnt jederzeit den Überblick über offene Posten und Freigabestände.
- Keine manuelle Datenerfassung mehr
- Schnellere Skonto-Nutzung
- Weniger Übertragungsfehler
- Transparente Freigabeprozesse
- Automatische Archivierung
- Vorbereitet auf künftige Anforderungen
Mit starken Partnern: Wir setzen Ihre E-Rechnung mit der KI-gestützten Erfassung von Insiders Technologies und bewährten ECM-Lösungen um.
E-Rechnungsviewer – XRechnung lesbar machen
Laden Sie eine XRechnung (XML im UBL- oder CII-Format) hoch und erhalten Sie sofort eine übersichtliche, druckbare Darstellung – direkt im Browser. Es werden keine Daten an einen Server gesendet; alles bleibt lokal auf Ihrem Gerät.
XRechnung-Viewer
UBL 2.1 & UN/CEFACT CII · 100 % lokal im Browser · DSGVO-freundlich
XML-Datei hier ablegen
oder klicken, um eine Datei auszuwählen
Keine Datei zur Hand?
Ziehen Sie eine Beispielrechnung in den Viewer
Hinweis: Dieser Viewer dient der schnellen Sichtprüfung. Für die revisionssichere Verarbeitung und Archivierung Ihrer E-Rechnungen beraten wir Sie gern zu einer vollintegrierten Lösung.
E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann?
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung – erforderlich ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931.
- Seit 1. Januar 2025 gilt
Empfangspflicht für alle
Jedes inländische B2B-Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe oder Kleinunternehmerstatus. Ein E-Mail-Postfach genügt als Mindestvoraussetzung.
- Bis 31. Dezember 2026 Übergang
Papier & PDF noch erlaubt
Für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027
Versandpflicht für größere Unternehmen
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (2026) müssen im B2B E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen die Altformate noch bis Ende 2027 nutzen.
- Ab 1. Januar 2028
Pflicht für alle
Ausnahmslos alle inländischen B2B-Umsätze müssen als strukturierte E-Rechnung ausgestellt und versendet werden. Papier-/PDF-Rechnungen sind dann nur noch im B2C-Bereich (an Privatpersonen) zulässig.
Wichtig zu wissen
- Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise
- Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz für die 800.000-€-Grenze
- E-Rechnungen müssen revisionssicher (GoBD) archiviert werden
- EDI-Verfahren bleiben in der Übergangszeit zulässig
- Wer früh umstellt, profitiert früher von der Automatisierung
XRechnung, ZUGFeRD & Co.
XRechnung
Rein strukturiertes XML-Format, Standard im öffentlichen Auftragswesen (B2G). Vollständig EN 16931-konform und maschinell verarbeitbar.
ZUGFeRD
Kombiniert ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten – für Mensch und Maschine lesbar. Ab Version 2.1.1 EN 16931-konform (Profile ab EN 16931/COMFORT; MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht).
EN 16931
Die europäische Norm, die festlegt, welche Inhalte und Strukturen eine konforme E-Rechnung enthalten muss. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen sie.
Peppol & EDI
Peppol ist ein europäisches Netzwerk zum sicheren Austausch; EDI bleibt während der Übergangszeit zulässig. Den konkreten Übertragungsweg schreibt der Gesetzgeber nicht vor.
Stand: Anfang 2026. Diese Übersicht dient der Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen; im Zweifel hilft Ihr Steuerberater weiter.
E-Invoicing mit Insiders Technologies
Für die durchgängige Verarbeitung aller E-Rechnungsformate setzen wir auf die e-finance-Lösungen unseres Partners Insiders Technologies – KI-gestützt, EN 16931-konform und nahtlos in Ihre Systeme integriert.
e-invoice pro
Verarbeitet die für Deutschland relevanten Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie sonstige Rechnungen (z. B. PDF) in einem einheitlichen, KI-gestützten Workflow – inklusive Datenanreicherung, Validierungslogiken und Compliance-Prüfung nach § 14 UStG.
e-connect
Nahtlose Anbindung an nationale und internationale Portale wie OpenPeppol, ZRE und Chorus Pro, dazu komfortabler Mailimport – Insiders ist zertifizierter Peppol Access Point.
e-convert
Wandelt ein- und ausgehende Rechnungsdaten in das benötigte Format um. Neben XRechnung und ZUGFeRD werden internationale Formate wie FatturaPA, FacturX und Peppol BIS unterstützt – mit EN-16931-Prüfung und menschenlesbarem Sichtbeleg.
Zusätzliche KI-Bausteine ermöglichen eine automatisierte Kontierung sowie Betrugs- und Anomalie-Erkennung – für ein intelligentes 360°-Rechnungsmanagement über alle Formate hinweg, vom Papierbeleg bis zur E-Rechnung.
Machen Sie Ihren Rechnungsprozess zukunftssicher
Wir analysieren Ihre Ausgangslage und zeigen den schnellsten Weg zur gesetzeskonformen E-Rechnung.
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