Beschaffung digital denken – vom Bedarf bis zur Bezahlung
Manuelle Beschaffungsprozesse kosten Zeit und Transparenz. Mit digitaler Beschaffung steuern Sie Bedarfe, Bestellungen, Genehmigungen und Rechnungen in einem durchgängigen, nachvollziehbaren Ablauf.
Beschaffung digitalisieren
Was ist E-Procurement?
E-Procurement bezeichnet die elektronische Abwicklung von Beschaffungsprozessen – also alle Schritte vom Bedarf über die Bestellung bis zum Wareneingang und zur Rechnungsprüfung. Statt Papier, E-Mail-Ketten und Excel-Listen läuft die Beschaffung digital, regelbasiert und transparent.
Vom Bedarf bis zur Bezahlung – durchgängig
- 1 Bedarf melden
- 2 Genehmigung einholen
- 3 Bestellung auslösen
- 4 Waren- eingang
- 5 Rechnung prüfen
- 6 Sicher archivieren
Beschaffung, die Sie entlastet
Ein digitaler Beschaffungsprozess schafft klare Verantwortlichkeiten, verhindert Maverick-Buying und liefert jederzeit den Überblick über Budgets und offene Bestellungen.
- Transparente Genehmigungswege
- Klare Budgetkontrolle
- Weniger manueller Aufwand
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit
- Nahtlose Anbindung an ERP
- Verbindung zur Rechnungsprüfung
Vom Bedarf bis zur Bezahlung: der Purchase-to-Pay-Prozess
E-Procurement digitalisiert die gesamte Beschaffung – von der Bedarfsmeldung über die Genehmigung und Bestellung bis zum Wareneingang und zur Rechnungsprüfung (Purchase-to-Pay). Statt E-Mail-Ketten und Excel-Listen laufen Bedarfe strukturiert, regelbasiert und nachvollziehbar.
Ein großer Effekt ist die Reduzierung von „Maverick Buying" – also Einkäufen an Rahmenverträgen und Einkauf vorbei, die oft deutlich teurer sind. Kataloge, klare Genehmigungswege und die Anbindung an Lieferanten und ERP lenken Bedarfe auf bestehende Konditionen und schaffen volle Budget-Transparenz.
Ein durchgängiger 3-Way-Match (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) verhindert Fehlzahlungen und beschleunigt die Rechnungsfreigabe.
Kernelemente
- Self-Service-Bedarfsmeldung mit Katalogen
- Mehrstufige, budgetbasierte Genehmigungen
- Automatische Bestell- und Lieferantenanbindung
- Wareneingang & 3-Way-Match
- Verknüpfung mit der Rechnungsverarbeitung
- Transparenz über Budgets & offene Bestellungen
Was bringt die Digitalisierung in Euro?
Beschaffung, Rechnungsverarbeitung, Archivierung, Verträge oder Personalakte: Schieberegler verstellen, nicht zutreffende Faktoren einfach abschalten – die Ersparnis pro Jahr wird sofort berechnet.
Unverbindliche Modellrechnung auf Basis Ihrer Eingaben (Annahme Archivierung: 21 Arbeitstage/Monat, ca. 0,4 m² Stellfläche je Regalmeter). Die tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren konkreten Prozessen ab.
Beschaffungsprozesse digital steuern?
Wir zeigen Ihnen, wie sich Bedarf, Bestellung und Rechnung in einem Fluss verbinden lassen.
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