Die digitale Personalakte
Alle Mitarbeiterdokumente an einem sicheren Ort – vom Arbeitsvertrag bis zum Zeugnis. Auf Basis von easy hr bündeln wir Personalunterlagen revisionssicher, DSGVO-konform und jederzeit auffindbar, mit feinem Berechtigungswesen und Self-Services für Ihr Team.
Personalakte besprechen
Personalverwaltung ohne Aktenschrank
Sensible Mitarbeiterdaten liegen oft verstreut in Aktenschränken, Mailpostfächern und Laufwerken. Die digitale Personalakte bringt alles zusammen: strukturiert, sicher und für berechtigte Personen jederzeit und überall verfügbar – auch im Homeoffice. So gewinnt Ihr HR-Team Zeit für das, was zählt: die Menschen.
Zentrale Aktenstruktur
Alle Dokumente eines Mitarbeiters – vom Bewerbungsschreiben bis zum Austrittsdokument – in einer vollständigen, erweiterbaren digitalen Akte. Keine doppelte Ablage, keine Suche im Schrank.
Feines Berechtigungswesen
Rollenbasierte Zugriffsrechte nach dem „Need-to-know"-Prinzip – bis auf einzelne Dokumente. HR, Führungskräfte und Betriebsrat sehen jeweils nur, was sie dürfen.
Self-Services (ESS/MSS)
Mitarbeitende und Führungskräfte erledigen Standardvorgänge selbst – Dokumente einsehen, Unterlagen einreichen, Anträge stellen. Das entlastet HR spürbar.
Fristen- & Wiedervorlagen
Automatische Erinnerungen an Befristungen, Probezeiten, Zertifikate und Löschfristen – nichts geht mehr unter.
Revisionssicher archiviert
Jedes Dokument wird GoBD-konform und unveränderbar gespeichert. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden zuverlässig eingehalten.
DSGVO & Sicherheit
Verschlüsselung, Audit-Funktionen und Vier-Augen-Workflows für Löschungen. Besondere Datenkategorien (Art. 9 DSGVO) sind zusätzlich geschützt.
Das Einsichtsrecht der Mitarbeitenden
Mitarbeitende haben ein gesetzlich verbrieftes Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen – geregelt in § 83 BetrVG. Dieses Recht besteht nach höchstrichterlicher Rechtsprechung sogar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort. Eine digitale Personalakte macht die Erfüllung dieses Rechts einfach und nachvollziehbar.
Über Self-Service-Portale sehen Mitarbeitende genau die für sie freigegebenen Dokumente – nicht mehr und nicht weniger. Statt eine Papierakte herauszusuchen, gewähren Sie geregelten, protokollierten Einblick. Alternativ steuert eine „Aktenausleihe" einen zeitlich befristeten, eingeschränkten und protokollierten Zugriff.
In die Akte gehören nur relevante, zulässige Informationen – keine Daten, die die Privatsphäre Dritter verletzen.
Jeder Zugriff wird im Audit-Trail festgehalten: Wer hat wann welches Dokument geöffnet, geändert oder gelöscht? Das schafft Transparenz – für Mitarbeitende, HR und den Betriebsrat.
Was gehört in die Personalakte?
Typische Inhalte sind u. a.:
- Arbeitsvertrag, Nachträge & Vereinbarungen
- Bewerbungsunterlagen & Lebenslauf
- Zeugnisse, Qualifikationen & Zertifikate
- Bescheinigungen zur Sozialversicherung
- Abmahnungen, Beurteilungen, Schriftverkehr
Ab 2027: digitale Entgeltunterlagen werden Pflicht
Mit der Anpassung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen ab dem 1. Januar 2027 bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen revisionssicher elektronisch geführt werden. Die digitale Personalakte ist damit nicht länger nur eine Option zur Effizienzsteigerung, sondern wird zur Compliance-Notwendigkeit. Wer jetzt umstellt, ist vorbereitet – und profitiert sofort von schlankeren Abläufen.
Diese Informationen dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen.
Was bringt die Digitalisierung in Euro?
Personalakte, Rechnungsverarbeitung, Archivierung, Verträge oder Beschaffung: Schieberegler verstellen, nicht zutreffende Faktoren einfach abschalten – die Ersparnis pro Jahr wird sofort berechnet.
So setzt sich die HR-Ersparnis zusammen: Zeitersparnis = Mitarbeiterzahl × eingesparte Stunden je Mitarbeiter/Jahr × HR-Stundensatz (z. B. durch schnelleres Finden von Unterlagen, Self-Services und weniger manuelle Ablage). Material & Archivraum = Mitarbeiterzahl × eingesparte Sachkosten je Mitarbeiter/Jahr (Papier, Kopien, Porto sowie Stell- und Lagerflächen).
Unverbindliche Modellrechnung auf Basis Ihrer Eingaben (Annahme Archivierung: 21 Arbeitstage/Monat, ca. 0,4 m² Stellfläche je Regalmeter). Die tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren konkreten Prozessen ab.
Personalakte digitalisieren?
Wir zeigen Ihnen, wie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen aussehen kann – sicher, rechtskonform und entlastend.
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