Dokumente automatisch auslesen – mit omnia
Eingehende Dokumente erfassen, ihren Typ erkennen und die relevanten Daten KI-gestützt extrahieren – kanal-, format- und strukturunabhängig. Auf Basis von omnia (vormals SMART FIX) unseres Partners Insiders Technologies. Als eigenständiges Modul nutzbar, lange bevor es um eine einzelne Rechnung geht.
Datenextraktion besprechen
Ein Modul, das überall am Anfang steht
Bevor Dokumente in einen Workflow, ein DMS oder ein ERP fließen, müssen sie gelesen und verstanden werden. Genau das leistet omnia: eine KI-gestützte Plattform für Input-Management und Intelligent Document Processing, die Dokumente automatisch erfasst, klassifiziert und ihre Inhalte extrahiert. Das funktioniert für Rechnungen – aber genauso für Aufträge, Lieferscheine, den allgemeinen Posteingang oder ganze Akten. Deshalb lässt sich omnia eigenständig einsetzen, völlig unabhängig von der Eingangsrechnungsverarbeitung.
Selbstlernende KI
Maschinelles Lernen, Deep Learning und Sprachmodelle verbessern die Erkennungsrate kontinuierlich und passen sich flexibel an neue Dokumententypen an – ohne langwieriges Training.
Alle Eingangskanäle
Papier, Scan, PDF, E-Mail oder strukturierte E-Rechnung – Dokumente aus unterschiedlichen Kanälen laufen unabhängig von Format und Struktur in einem System zusammen.
Klassifizieren & Extrahieren
omnia bestimmt automatisch den Dokumententyp und liest Kopf- wie Positionsdaten aus – validiert und bereit zur Weitergabe an den passenden Prozess.
Vom Eingang zur strukturierten Information
Ein durchgängiger, KI-gestützter Ablauf – mit menschlicher Prüfung nur dort, wo das System unsicher ist.
- 1
Erfassen
Dokumente werden aus allen Kanälen aufgenommen – zentral und unabhängig von Quelle und Medium.
- 2
Klassifizieren
Die KI erkennt automatisch, um welchen Dokumententyp es sich handelt – vom Auftrag bis zur Personalakte.
- 3
Extrahieren
Relevante Felder und Positionsdaten werden ausgelesen – auch aus unstrukturierten Belegen und Freiform-Dokumenten.
- 4
Validieren
Automatische Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen sichern die Datenqualität; unklare Fälle gehen über eine Verifier-Oberfläche an Mitarbeitende.
- 5
Übergeben
Die geprüften Daten werden an DMS, ERP, SAP oder die Finanzbuchhaltung übergeben – medienbruchfrei und automatisiert.
-
Kontinuierlich besser
Mit jedem Dokument lernt das System dazu und steigert Erkennungsrate und Geschwindigkeit.
Die Feldkontrolle im Einsatz erleben
So einfach lassen sich extrahierte Feldwerte prüfen und bei Bedarf korrigieren, bevor sie ins Zielsystem übergeben werden.
Welche Dokumente omnia verarbeitet
Als KI-Plattform deckt omnia ein breites Spektrum dokumentenbasierter Prozesse ab – einzeln oder kombiniert.
Eingangsrechnungen
Kopf- und Positionsdaten automatisch erfassen und an die Rechnungsprüfung übergeben.
Aufträge & Bestellungen
Auftragsdaten auslesen und für die Auftragserfassung bereitstellen.
Lieferscheine
Wareneingangsdaten extrahieren und mit Bestellungen abgleichen.
Allgemeiner Posteingang
Brief- und E-Mail-Post strukturiert klassifizieren und verteilen.
Verträge & Formulare
Relevante Daten extrahieren und validieren – für Vertrags- und Formularprozesse.
Akten & Personalakten
Dokumente erkennen und der richtigen Akte zuordnen – bis hin zur digitalen Personalakte.
Warum sich das lohnt
Höhere Datenqualität
KI-gestützte Extraktion und Validierung minimieren Fehler – die Grundlage für verlässliche Folgeprozesse.
Weniger Aufwand
Manuelle Erfassung entfällt, Durchlaufzeiten sinken – Mitarbeitende konzentrieren sich auf Ausnahmen.
Skalierbar
Vom Mittelstand bis zum Konzern – omnia wächst mit dem Dokumentenaufkommen mit.
Nahtlos integriert
Standardschnittstellen zu DMS, ERP und SAP – die extrahierten Daten fließen direkt in Ihre Systeme.
Datensouveränität inklusive
omnia lässt sich on-premises oder in der Cloud betreiben. Für höchste Vertraulichkeit kann ein privates, lokal betreibbares KI-Sprachmodell (LLM) eingesetzt werden – die Daten verlassen Ihr Haus nicht.
- Privates LLM, vollständig getrennt vom Internet betreibbar
- DSGVO-konform, ideal für sensible Unterlagen
- Validierung durch Kombination mehrerer KI-Verfahren
omnia (vormals SMART FIX) ist eine Lösung unseres Partners Insiders Technologies, die wir bei Ihnen einführen und in Ihre Prozesse integrieren.
Tipp: omnia eignet sich als zentrale Capture-Schicht für Ihr gesamtes Dokumentenaufkommen – und lässt sich später Schritt für Schritt um Anwendungsfälle wie die Eingangsrechnungsverarbeitung erweitern.
Welche Dokumente möchten Sie automatisch auslesen?
Erzählen Sie uns von Ihrem Dokumentenaufkommen – wir zeigen Ihnen, wie omnia die Erfassung übernimmt.
Beratung anfragen