Sicher archivieren und schnell wiederfinden
Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung für Rechnungen, Verträge, E-Mails und Geschäftsdokumente.
Archivlösung besprechen
Was eine gute Archivlösung leistet
- Schnelle Dokumentenrecherche
- Revisionssichere zentrale Ablage
- GoBD- und DSGVO-konform
- Entlastung operativer Systeme
- Strukturierte Indexierung
- Integration mit DMS und Workflows
- Langfristige Verfügbarkeit
- Berechtigungskonzept
- Weniger Papier
Revisionssichere Archivierung – mehr als nur Ablage
Geschäftsdokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – je nach Art sechs oder zehn Jahre. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar, vollständig und jederzeit wiederauffindbar gespeichert werden. Das verlangt mehr als einen Ordner auf dem Server: Es braucht klare Strukturen, Indexierung und ein durchdachtes Berechtigungskonzept.
Eine gute Lösung verbindet Archivierung mit einer leistungsfähigen Volltext- und Attributsuche, sodass Dokumente in Sekunden statt Minuten gefunden werden. Gleichzeitig entlastet sie operative Systeme und schafft die Grundlage für digitale Akten und Workflows.
GoBD- und DSGVO-Konformität sind kein Selbstzweck: Sie schützen Ihr Unternehmen im Falle einer Betriebsprüfung und bei Auskunftsersuchen.
Worauf es ankommt
- Unveränderbare, revisionssichere Speicherung
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Volltext- und Attributsuche
- Feingranulares Berechtigungskonzept
- Automatische Indexierung & Verschlagwortung
- Integration mit DMS, E-Mail und Fachsystemen
easy for Exchange: E-Mails rechtssicher archivieren
E-Mails enthalten geschäftskritische Informationen – Verträge, Bestellungen, Lieferantenkommunikation. Diese Inhalte müssen nach GoBD und DSGVO rechtssicher aufbewahrt werden. easy for Exchange archiviert Ihre E-Mails direkt aus Microsoft Exchange (On-Premises) und Microsoft 365 – revisionssicher, langfristig verfügbar und nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert.
Revisionssicher
Rechtskonforme, unveränderbare Langzeitarchivierung nach GoBD und DSGVO – inklusive nachvollziehbarer Aufbewahrung.
Im gewohnten Outlook
Zugriff auf archivierte E-Mails direkt im Outlook-Client oder über Outlook Web Access – praktisch ohne Einarbeitung.
Volltextrecherche
Schnelles Wiederfinden von E-Mails und Anhängen per Volltextsuche – auch unabhängig vom Exchange Server, mobil von jedem Endgerät.
Server entlasten
Durch regelbasiertes Auslagern nach der Archivierung bleibt das Postfachvolumen niedrig und der Exchange Server dauerhaft entlastet.
Warum sich das lohnt
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Vollständige Archivierung – auf Wunsch per Journaling bei Ein- und Ausgang
- Zugriff auf E-Mails ehemaliger Mitarbeitender – kein Wissensverlust
- Native Integration in Microsoft – hohe Zukunftsfähigkeit
- Baustein für ein unternehmensweites Informationsmanagement
Diese Informationen dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen.
Was bringt die Digitalisierung in Euro?
Archivierung, Rechnungsverarbeitung, Verträge, Beschaffung oder Personalakte: Schieberegler verstellen, nicht zutreffende Faktoren einfach abschalten – die Ersparnis pro Jahr wird sofort berechnet.
Unverbindliche Modellrechnung auf Basis Ihrer Eingaben (Annahme Archivierung: 21 Arbeitstage/Monat, ca. 0,4 m² Stellfläche je Regalmeter). Die tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren konkreten Prozessen ab.